Za vnos dela (katalogizacijo) v sistem COBISS mora avtor predložiti:

• za objavljena tiskana dela (monografije, članki v revijah, prispevki v zbornikih, idr.) fizični izvod gradiva,
• za objave v elektronski obliki (na spletu), natančne podatke o objavi z obvezno navedbo delujoče spletne povezave,
• za izvedena dela (dogodki) dokazila o izvedenem delu (npr. originalno potrdilo univerze o gostujočem predavanju, program konference itd.). 

Oddanemu gradivu mora avtor priložiti izpolnjen Obrazec za vnos podatkov o objavljenem delu v sistem COBISS.

Na obrazcu mora poleg drugih podatkov obvezno navesti:

• tipologijo dokumenta v skladu z veljavnim pravilnikom ARRS,
• vsebinske oznake v slovenščini in angleščini,
• natančen spletni naslov objave, če gre za objave v elektronski obliki.

Avtor je odgovoren za pravilno razvrstitev (klasifikacijo) bibliografskih enot, zato mora na obrazcu določiti tipologijo, ki je v skladu s Tipologijo dokumentov.

 Bibliografija za vrednotenje raziskovalne dejavnosti NE OBSEGA:

• gesel v enciklopedijah, leksikonih, priročnikih, ki vsebujejo manj kot 200 znakov,
• prispevkov, v katerih so avtorji le omenjeni ali so le povzeti deli njihovih izjav (ni intervju),
• neobjavljenih gradiv za posvetovanja, simpozije, konference,
• prijavne dokumentacije na razpise,
• organizacije konferenc,
• gostovanj na tujih univerzah,
• novic in obvestil, objavljenih na spletnih straneh inštitucij,
• polemik v časopisih,
• kratkih spremnih besed ali izvlečkov iz recenzij na zavihkih knjig,
• študijskih programov,
• različnih e-predstavitev za potrebe poučevanja,
• nagrad